没有文号怎么归档

100次浏览     发布时间:2025-01-06 17:39:41    

没有文号的文件在归档时,应当在“文号”一栏空置,不得随意著录如“会议文件之一”等文件顺序号或“情况反映”等刊物名称。文号通常由发文机关代字、年度和发文顺序号组成,但在没有文号的情况下,这一栏目应保持空白。

此外,归档文件整理方法还包括:

总的方法 :顺其自然,单件归档。即顺应文件形成的本来状况,以自然件为归档单位,逐件整理归档。

“件”含义

单份文件,一份文件为一件;

正件与附件合为一件;

来文与复文(请示与批复、函与复函)合为一件;

会议记录、会议纪要成套性材料每次(期)为一件;

各种报表、名册、图册等,一册(本)为一件。

分类:

按年度——保管期限(永久、长期、短期)进行分类整理归档。

编制页码:

原则上保留归档文件本身的页码,如文件本身没编页码的应编制页码,或者文件有增加的,应补充页码,用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。

盖章编号

归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章,并填写档案章有关栏目的内容。

档案章的项目及填写内容:

件号:文件的顺序号。

年度:填写文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注。

保管期限:归档文件保管期限的名称。

文号:文件的发文字号(没有文号的不用填写)。

综上所述,没有文号的文件在归档时,应确保“文号”栏目空置,并按照其他相关规则进行整理和编号。

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