没有文号怎么归档
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发布时间:2025-01-06 17:39:41
没有文号的文件在归档时,应当在“文号”一栏空置,不得随意著录如“会议文件之一”等文件顺序号或“情况反映”等刊物名称。文号通常由发文机关代字、年度和发文顺序号组成,但在没有文号的情况下,这一栏目应保持空白。
此外,归档文件整理方法还包括:
总的方法 :顺其自然,单件归档。即顺应文件形成的本来状况,以自然件为归档单位,逐件整理归档。“件”含义
单份文件,一份文件为一件;
正件与附件合为一件;
来文与复文(请示与批复、函与复函)合为一件;
会议记录、会议纪要成套性材料每次(期)为一件;
各种报表、名册、图册等,一册(本)为一件。
分类:
按年度——保管期限(永久、长期、短期)进行分类整理归档。
编制页码:
原则上保留归档文件本身的页码,如文件本身没编页码的应编制页码,或者文件有增加的,应补充页码,用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。
盖章编号
归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章,并填写档案章有关栏目的内容。
档案章的项目及填写内容:
件号:文件的顺序号。
年度:填写文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注。
保管期限:归档文件保管期限的名称。
文号:文件的发文字号(没有文号的不用填写)。
综上所述,没有文号的文件在归档时,应确保“文号”栏目空置,并按照其他相关规则进行整理和编号。
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